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对于合同支付的法律审查

导读:比较常见的是设计变更,所需材料或设备增加,但增加的量很小,合同主办部门或供应商觉得变更合同太麻烦,不愿变更合同,认为通融一下就行。为防范法律风险,合同管理人员立即停止支付流程的审核,要求合同双方签订合同变更协议,然后根据变更协议从新启动支付流程。  有的合同在执行过程中可能发生“情势变更”,即合同订立之时的客
摘 要 合同支付前法律审查是合同全过程管理的重要一环。本文描述了本单位合同支付前法律审查的流程、内容和策略。文章提出了诸如“未预留质保金或提前支付质保金”、“付款金额与合同金额不符”等在实践中存在的五个主要理由,并从管理的角度阐述了作者对此的体会与看法。
  关键词 合同管理 合同支付 法律审查
  作者简介:侯志鹏,江苏省徐州市中石化管道储运公司供应处,经济师,大学本科,研究方向:合同管理。
  1009-0592(2012)02-275-02
  
  一、合同支付前法律审查的作用
  1.突出体现内制约度有效性理由。合同支付前的法律审查是合同全过程管理的重要制约环节,其与内制约度相衔接,突出了风险制约点的管控措施。如果缺少了这一关键环节,那么再严密的合同条款都有可能形同虚设。管理上的出血点可能会逐渐放大,最终伤害到整个合同管理制度。
  2.合同支付前法律审查是防范企业法律风险的要求。我们认为企业风险分为五类,即战略风险、财务风险、市场风险、运营风险和法律风险。其中合同管理是防范法律风险的重点,加强合同支付前的法律审查,有助于在这一阶段总结以往工作经验,分析合同支付中存在的理由,详尽识别法律风险源和法律风险点,进而揭示法律风险防范的重点领域和重要环节,预警法律风险。
  二、合同支付前法律审查的流程、内容和策略
  1.合同支付前法律审查的流程。供应处合同支付一般流程如下:
  合同支付起草—→合同管理员审查—→会签部门审核—→法律事务部门审核—→财务部门审核—→领导审批—→支付
  从上述流程图看,支付前的法律审查作为承上启下的一个环节,可见其重要性。从支付起草到支付完成,就法律审查来讲,就经过了合同管理员审查和法律事务部门审核两个环节,从法律角度把住了支付行为的合法性与合理性这一关,从而保证企业的经济利益不流失。
  2.合同支付前法律审查的内容和策略。在合同支付前法律审查过程中,为防止审查中出现疏漏,我们采用了明细表的方式,即制定出一张“核对表”,罗列出所有必审要件,该策略简单易行,便于查漏补缺。该核对表的主要内容见下面两张表格:
  资料归集明细表(表格一)
  合同号: 时间:
  
  业务部门负责人: 经办人: 接收人:
   交货进度表(第次)(表格二)
  
  业务部门负责人: 经办人: 时间:
  业务部门采购员收集与采购实施过程有关的资料(表格一),经业务部门负责人审核后及时提交过程制约岗位人员,过程制约岗位人员对业务部门提交的有关资料进行审核,并根据合同约定和交货进度表(表格二),达到付款条件后启动资金支付流程。
  为了保证合同支付的正确无误,我们建立了《合同支付台帐》,并在合同履行过程中不断记录、更新。
  三、合同支付前法律审查中发现的主要理由
  一是未预留质保金或提前支付质保金。一般合同均约定了质保期和质保金,但支付时有的合同承办人却申请全额付款或提前支付,而财务人员往往更关注付款凭证是否齐全,这样就容易出现管理的漏洞,合同的质保金条款形同虚设。比如我们单位与某一供应商签订了多份采购合同,每份合同都约定了质保金,供应商就要求把质保金留在一个合同上,其余的合同金额付款。这显然不符合合同约定,合同管理人员坚持按合同办事,拒绝在《付款审批单》上签字。
  二是付款金额与合同金额不符。有的合同申请支付的金额与合同金额不符,以材料采购为例,由于材料数量的不确定性,所以甲乙双方在合同中有类似“实际交货数量不得超过合同约定数量的5%”的约定,但在合同执行过程中,供应商所供应材料超出了合同约定数量的5%。支付时供应商主张按收据结算价款,通过合同管理人员审核,发现收据与合同不符,存在多送货多收钱理由,同时也容易出现物料浪费和剩余料处理的理由。这种情况下合同管理员是不会同意付款的。
  三是合同未能及时变更或续签。有的合同应当变更却没有 相应的法律手续,直至合同支付前法律审查时才发现。我单位比较常见的是设计变更,所需材料或设备增加,但增加的量很小,合同主办部门或供应商觉得变更合同太麻烦,不愿变更合同,认为通融一下就行。为防范法律风险,合同管理人员立即停止支付流程的审核,要求合同双方签订合同变更协议,然后根据变更协议从新启动支付流程。
  有的合同在执行过程中可能发生“情势变更”,即合同订立之时的客观情况发生了当事人无法预测的异常变动,如原材料的暴涨暴跌等。个别经办人未履行合同变更手续就请求以新商定后的价款支付,仅口头解释此为众所周知的理由,从而遭到合同管理部门的拒签。
  四是与付款相关的资料归集不完善。比如物资采购应当有《物资到货验收记录》,建设工程应当有《进度或竣工验收报告》。以物资采购为例,有的合同承办人员在送审材料中缺少《物资到货验收记录》,说是材料或设备是直达现场的,由项目部现场人员验收,已电话通知到货,《物资到货验收记录》随后就到,能不能先付款,后补《物资到货验收记录》。合同管理人员要求承办人按内控管理的要求来做,等《物资到货验收记录》到达后再申请付款。实行支付前法律审查后,合同管理部门严格执行合同管理制度规定,未见相关凭证一律拒绝签字,从而杜绝了支付内容与合同范围不一致,货未到先付款,工程未完就付清尾款,尾工未完就付清全款等现象。
  五是合同履行中的瑕疵未能得到及时确认。在合同履行过程中有时会出现瑕疵,如果当时得不到及时书面确认,很可能因为时过境迁而在结算时发生争议,其中以履行迟延最为常见。如某技术服务合同中,合同约定的交付时间已过,当合同管理人员向经办人询问时才知悉软件调试工作遇到技术难题尚未结束。由于双方有长期的合作关系,经办人认为如果此时根据合同条款终止合同将会造成我方更大的损失。为防范支付时的潜在纠纷,合同管理人员倡议合同双方及时书面确认工期延误这一事实,以利于合同支付时再行处理。
  四、合同支付前法律审查的几点体会
  体会一:合同支付前的法律审查实质上是风险管理的一个方面,合同管理人员与财务人员在付款审查时的视角不同,前者从法律的角度出发,更关注支付时的法律风险;而后者更关心量、价的变化以及书面形式真实性。推行合同支付前法律审查后,合同支付前法律审查与合同签订前会签互相呼应,把住了“入口关”与“出口关”,堵住了“出血点”。另一方面,风险不仅来自对方,也要确保
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